Warehouse Management System

 Pergudangan merupakan area yang  berfungsi menyimpan barang untuk produksi  atau hasil produksi dalam jumlah dan rentang waktu tertentu yang kemudian didistribusikan ke lokasi yang dituju berdasarkan permintaan

Warehouse Management Sytem( WMS) merupakan bagian dari Warehouse. Sebelum kita membahas lebih jauh tentang WMS, ada baiknya kita tau dulu apa itu Warehouse ?!
Warehouse atau pergudangan merupakan area yang  berfungsi menyimpan barang untuk produksi  atau hasil produksi dalam jumlah dan rentang waktu tertentu yang kemudian didistribusikan ke lokasi yang dituju berdasarkan permintaan.
Adapun kendala yang biasa dihadapi dalam pengelolaan warehouse adalah akurasi pergerakan barang dan menghitung rentang waktu barang disimpan. Sehingga  pada pengaplikasiannya dibutuhkan kontrol aktivitas pergerakan barang dan dokumen untuk meningkatkan efisiensi penggunaan warehouse agar jumlah dan rentang waktu barang disimpan dalam nilai minimum atau sesuai perencanaan.
Lalu apa itu WMS ?!

• Warehouse Management System atau Sistem Manajemen Pergudangan merupakan kunci utama dalam suppply chain (rantai pasok), dimana yang menjadi tujuan utama adalah mengontrol segala proses yang terjadi di dalamnya seperti: 
• shipping (pengiriman) 
•  receiving (penerimaan) 
•  putaway (penyimpanan) 
•  move (pergerakan) 
• picking (pengambilan)

Shipping /Pengiriman

•Pengiriman barang memiliki suatu misi yaitu mengirimkan suatu barang pada tempat dan waktu

  tepat.
 

 Receiving / Penerimaan

proses penerimaan barang tidaklah terlalu rumit

Setiap barang yang datang, dicek kebenaran tujuan alamat pengirimanya sebelum barang tersebut diterima. Apabila telah benar, tentang tujuan pengirimannya maka barang diijinkan untuk di bongkar dari kendaraan pengiriman, diturunkan untuk diterima oleh penanggung jawab gudang

dalam manajemen gudang ada prinsip yang perlu dipatuhi yaitu : Tepat Terima, Tepat Jumlah, Tepat Spesifikasi, Tepat Pelaporan, Tepat pengendalian.
 

Putaway / Penyimpanan
Penyimpanan merupakan proses kegiatan penyimpanan logistik dan
peralatan di gudang dengan cara menempatkan logistik dan peralatan yang diterima:
a. Penempatan sesuai dengan denah.
b. Aman dari pencurian.
c. Aman dari gangguan fisik.
d. Aman dari pencemaran secara kimiawi dan biologi yang dapat merusak kualitas dan kuantitas.
e. Aman dari kebakaran.
f. Penataan sesuai dengan standar pergudangan

  Movement (perpindahan)  
Fungsi movement  ini merupakan fungsi utama, salah satu kegiatannya adalah memperbaiki perputaran inventory dan mempercepat proses pemesanan dari produksi hingga pengiriman utama.

Picking

Merupakan aktivitas pemindahan barang dari gudang penyimpanan atau dari lokasi picking untuk kemudian disiapkan untuk proses pengiriman 

Dalam WMS sendiri ada beberapa konsep yang bisa digunakan yaitu :

• FIFO (first in - first out) 
• LIFO (last in – first out) 
• FEFO (first expired – first out)

FIFO (first in – first out)
sering diartikan bahwa barang atau material yang pertama kali masuk ke gudang harus yang pertama kali keluar.
LIFO (last in – first out)
berarti bahwa yang terakhir kali masuk justru harus pertama kali keluar.
FEFO ( First Expired First Out ).
Ilustrasinya sebagai berikut, misalnya di gudang kota A ada stock barang berupa snack yang masa kedaluarsanya ( expired date ) sudah dekat ( misal Akhir 2013 ) sebanyak 1000 botol sedangkan kebutuhan kota A untuk Snack dimaksud pada tahun ini hanya 400 botol , sementara di gudang kota B ada Snack merk yang sama & masa kadaluarsanya masih lama ( April 2015 ) stock yang ada juga 1000 serta kebutuhan akan Snack tersebut 600 botol. Maka sisa stok Snack di kota A di transfer ke kota B dan langsung “ dieksekusi “ tahun ini juga, meskipun Snack ini datang belakangan ( LIFO ), untuk mensiasati masa kedaluarsa yang semakin dekat.
Umumnya FEFO diterapkan di gudang yang materialnya berupa makanan, minuman, serta obat-obatan. Karena barang-barang tersebut memiliki masa edar yang relative pendek ( berbatas waktu ).


Dari ketiga konsep tersebut diatas, biasanya konsep yang paling banyak digunakan adalah FIFO (first in – first out), akan tetapi untuk saat ini hampir seluruh produk akan mulai mengarah pada sistem FEFO walaupun untuk produk spare-part sekalipun. Tentu saja FEFO ini diperlukan untuk fungsi gudang yang banyak berfungsi sebagai hubungan keluar masuk dari berbagai sumber.
Beberapa keuntungan dari penggunaan sistem WMS adalah, antara lain :
Speed Up Handling Process. Penerapan WMS pada suatu pergudangan dapat mempercepat lead time proses yaitu dengan adanya proses yang dilakukan secara komputerisasi atau otomatis yang sebelumnya harus secara manual dan dilakukan banyak orang.
Ensure Accurate Inventory Data
Dengan WMS kita mengetahui semua transaksi inventory dan jumlah stock dengan lebih cepat dan akurat dalam waktu kapan pun (real time).
Optimize Your Warehouse Layout and Space Utilization
Dengan WMS kita dapat mengatur lokasi penyimpanan barang dengan optimal. Jumlah dan tipe barang yang akan masuk ke gudang akan dapat diatur penyimpanannya dengan tool yang ada dalam sistem.
FIFO Implementation
Alur distribusi barang dapat dilakukan dengan baik dan sesuai dengan prisip FIFO (First In First Out), bahkan ada informasi terbaru bahwa software WMS saat ini dapat menerapkan FEFO (first expired first out).
Automated Data Collection
Pengumpulan data dapat dilakukan secara otomatis dengan menggunakan fasilitas radio-frequency portable data terminal (PDT) dan barcode scanner.